TIPS 4 : Mengecilkan Ukuran File Excel yang Tidak Logis

Akhirnya ketemu juga jawabannya untuk mengecilkan ukuran file excel yang tiba-tiba membengkak. Jika dibandingkan antara isi data dengan ukurannya sangat tidak sebanding.

Penulis sudah coba pakai berbagai jenis utility tapi tetap tidak memuaskan. Bayangkan, file excel yang isinya cuma form-form, ukurannya mencapai 66 MB dan untuk membuka file tersebut sangat lama. Setelah di koreksi, ukurannya ternyata tidak sampai 0,5 MB (500kb).

Lebih parah lagi saat ingin print file excel tersebut. Waktu prosesnya sangat lama dan kadang-kadang gagal karena kapasitas di Local Disk (C:) penuh. Akhirnya, solusi ini sangat membantu dan menyelesaikan masalah untuk proses print yang sangat lama.

Info ini dari forum itcenter, tapi penulis tidak begitu mudah percaya sebelum dibuktikan sendiri. Ternyata, informasi tersebut benar dan hasilnya sangat menggembirakan. Hasil dari pembuktian itu menarik kesimpulan bahwa objek yang diembeded ke dalam excel seperti gambar atau objek dari drawing jika secara terus menerus sheet move or copy dalam worksheet akan menyebabkan objek tersebut menjadi berlipat ganda.

Dalam file excel tersebut terdapat logo atau gambar yang berektension BMP dan beberapa objek yang dibuat dari menu drawing. Objek-objek inilah yang menyebabkan pembengkakkan ukuran file excel tersebut dan proses untuk membuka serta print waktunya sangat lama.

*Cara memperkecil ukuran file Excel* 

Bila Anda memakai Microsoft Office 2003 maka :
Buka file excel yang akan dikoreksi,
pilih Menu Edit - Go To - Special - Objects - Klik OK

Bila Anda memakai Microsoft Office 2007 maka : 

Buka file excel yang akan dikoreksi,
pilih Menu Home - Find & Select - Go To Special - Objects - Klik OK 

Bila Anda memakai Microsoft Office 2010 maka : 

Buka file excel yang akan dikoreksi,
pilih Menu Home - Find & Select - Go To Special - Objects - Klik OK

selanjutnya special object akan terselect secara otomatis lalu tekan tombol delete dari keyboard. Jika dalam Worksheet terdapat banyak sheet lakukan cara di atas untuk semua sheet agar special object tersebut bisa dihapus.

Perhatian:

Sebelum melakukan perintah delete pastikan bahwa object tersebut tidak berguna atau tidak dibutuhkan. Seperti kasus penulis, logo atau gambar tersebut memang harus ada pada form. Solusinya, penulis buat logo atau gambar lain dan copy paste satu persatu ke sheet-sheet yang ada di worksheet.

Menakjubkan, file yang tadinya ukuran 66 MB menjadi hanya 1.224 KB,

dan untuk membuka file tersebut menjadi cepat serta proses print sangat lancar.